5大技巧让你诸事顺利 成温柔坚定的存在(图)
了解公司目标和个人职涯目标,明确自己的优先事项是什么,可以帮助你决定哪些工作要优先处理,哪些要分配或拒绝。(图片来源:Pixabay)
工作与人生的平衡对每个人来说都是一场硬战,尤其是女性。提聚焦于如何建立界线以保护你的工作时间,这样你可以把大部分的时间花在事业方格中的优先事项上。以下是我觉得很受用的几个技巧:
技巧一、清楚你的目标何在
在工作中,了解公司目标和个人职涯目标,明确自己的优先事项是什么,可以帮助你决定哪些工作要优先处理,哪些要分配或拒绝。此外,了解每个任务的成功标准,可以帮助你排出工作的优先次序。如果在工作会议中尚未明确讨论成功标准,请勇敢提出问题,以帮助大家具体化目标,对成功有所帮助。
技巧二、建立过滤机制
要做好优先次序的排列,需要建立过滤机制。举例来说,决定只有在与公司的策略伙伴见面,或能带来特定金额以上收益的潜在交易两种情况下才赴约。透过此机制过滤掉的事项被称为“不待办事项”(to-don't list)。做决定和拒绝别人变得容易多了,因为只要遵循之前订定的个人规则就可以。让主管了解并认同所施行的过滤机制是很重要的,确保共识对于哪些任务最重要。下次开会时可以这么说:“我很想要确保自己有把时间花在对的事情上,但我发现我花太多时间在做X、Y和Z,而这些事并不会为公司添加价值。我希望您知道我正在规划减少这些事项,除非您认为这些事项的价值比我认知的还要多。”
技巧三、替你的行事历围上围篱
一旦你知道特定的目标为何,那么捍卫你需要投入其中的时间就很重要了。我的方法就是替行事历围上围篱,以保护我想专注在创意发想的时间。对我来说是从上午九点至十二点,我会切断社群媒体、关闭电子信箱并将我的手机设为飞航模式。你会很讶异在没有被简讯和社群媒体打断的情况下可以做多少事。我也替每周的计划围上围篱,在我有进公司的其中一天或两天,尽可能地安排会议。另外,我也试着安排一整天完全不排会议或接电话,让我能真正专心研究需要关注的大型专案。
如果你的工作环境必须即时回复电子邮件,而无法执行上述这些方式,那也没关系,你还是有些选择。首先,你可以将电话设成“请勿打扰”,然后设定哪些人的电话或简讯是你想要接收的。这么一来,只有在主管找你的时候电话才会响起。如果你的主管通常都是用电子邮件与你联系,那么你可以设定外出讯息:“我正在赶某专案的期限。如果事情很紧急,请传简讯至XXXX-XXX-XXX给我。”
技巧四、鸟瞰视角
周末时,我会评估行事历的会议与电话是否符合优先事项。如果不符合,我会委派、取消、重订时间或缩短会议。重新思考固定开会的必要性,有些会议可能只是因为一直以来一直这样做而持续召开。检视重复出现的会议,问问自己是否真的需要开会。如果不是由自己召开,可以和召集人沟通,提出在早上时段工作效率较高,是否能将一些会议移到下午的建议。不必害怕提出,只要是为了最大化自己的工作效能。
技巧五、避免“不知不觉中累积”
很多年轻女性希望能够弹性工作或减少工作时数,但往往不知道如何提出,因担心被视为自私或懒惰。提醒这些女性要提前设定期望值,以免主管认为她们随时都有空,然后减少工作时数反而被怪罪。设立界线尤其重要,尤其是工作时数弹性或是接案工作者。若已谈好弹性工作时数,要利用前面提到的技巧为自己立下清楚的界线,努力维持这些界线不被打破。若发现工作时数增加,请立即跟主管沟通:“我想要谈一下之前约定的每周工作时数。”虽然可能担心这会影响自己,但主管当初也同意了这件事,并基于这个界线雇用了你,你是在好心提醒他要继续维持不要打破这个界线。
(此文选自时报出版的《柔韧:善良非软弱,坚强非霸道,成为职场中温柔且坚定的存在》一书)
责任编辑:淡然 来源:时报出版
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